Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Bước 2: Gửi Hồ sơ lên cơ quan thuế qua mạng
Bước 3: Tra cứu lại kết quả
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Hồ sơ làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng bao gồm:
1 – Mẫu hóa đơn và Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (file bản Word (.doc) – File đính kèm
2 – Thông báo phát hành hóa đơn ( file có định dạng XML)
Lưu ý: Bước chuẩn bị hồ sơ này rất quan trọng bởi nếu làm không đúng thì chúng ta sẽ mất thời gian sửa và nộp lại hoặc khi nộp qua mạng sẽ báo lỗi.
Mẫu hóa đơn và quyết định sử dụng HDDT: (nhà cung cấp Viettel sẽ gửi mẫu hóa đơn và quyết định sd HDDT)
– Bạn lưu chung Mẫu hóa đơn và quyết đinh sử dụng HDDT vào một file word (khi lưu bạn nhớ lưu ở định dạng .doc nhé ).
CÁCH TẠO FILE ĐÍNH KÈM
- Quyết định đã scan dưới dạng pdf cần chuyển qua dạng ảnh
- Truy cập vào trang: https://smallpdf.com chọn mục Convert PDF to JPG
- Sau khi chuyển đổi tải ảnh “file quyết định” về
Cách chèn mẫu hóa đơn và quyết định sử dụng HDDT từ file ảnh (PNG, JPG…) vào file word như sau:
- Mở Word lên sau đó vào Insert ⇒ Picture⇒ chọn mẫu hóa đơn hoặc Quyết định HDDT ⇒ Insert à chọn Quyết định sử dụng HĐĐT và Mẫu hóa đơn đang ở dạng ảnh
- Lưu dưới dạng đuôi .doc
Thông báo phát hành hóa đơn: Các bạn làm trên phần mềm HTKK (nên làm trên phần mềm HTKK mới nhất).
- Chọn mẫu TB01/AC
Khi bạn điền các thông tin: Lưu ý ở Ngày bắt đầu sử dụng phải sau ít nhất 2 ngày kể từ ngày thông báo.
Bấm Kết xuất bạn chọn Kết xuất file XML
Bước 2: Nộp Thông báo phát hành, Mẫu hóa đơn và Quyết định sử dụng HĐĐT , lên cơ quan thuế qua mạng.
Nộp Thông báo phát hành hóa đơn trước sau đó mới nộp Mẫu hóa đơn + Quyết định sử dụng HDDT
Hiện hệ thống khai thuế qua mạng của Tổng cục Thuế có 2 trang web http://thuedientu.gdt.gov.vn và http://nhantokhai.gdt.gov.vn
Doanh nghiệp có MST ở TP. Hồ Chí Minh sử dụng trên web http://nhantokhai.gdt.gov.vn . Doanh nghiệp có MST ở các tỉnh thành còn lại sử dụng hệ thống web http://thuedientu.gdt.gov.vn
Các bước làm trên hệ thống thuedientu.gdt.gov.vn cũng gần như nhantokhai.gdt.gov.vn . Chúng tôi sẽ hướng dẫn trên hệ thống thuedientu.gdt.gov.vn các bạn dùng hệ thống nhantokhai.gdt.gov.vn có thể làm tương tự.
Cắm Usbtoken vào máy tính (UsbToken còn hạn dùng và máy tính đã cài driver token)
Bước 2.1 Truy cập vào trang http://thuedientu.gdt.gov.vn
Tiếp theo chọn phân hệ Doanh nghiệp sau đó bấm Đăng nhập. Nhập tên đăng nhập và mật khẩu sau đó bấm đăng nhập
Sau khi đăng nhập thành công ta tiến hành Nộp thông báo phát hành trước.
(Đối với doanh nghiệp lần đầu nộp thông báo phát hành chưa Đăng ký tờ khai “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn” trên hệ thống thì ta tiến hành đăng ký như sau: vào Khai thuế ⇒ Đăng ký tờ khai ⇒ Chọn TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn sau đó bấm Tiếp tục ⇒ Chấp nhận)
Bước 2.2 Chọn tờ khai: Khai thuế ⇒ Nộp tờ khai XML ⇒ Chọn tệp tờ khai (Chọn Thông báo phát hành hóa đơn )
Bước 2.3 Chọn tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn ⇒ Open
Bước 2.4 Ký điện tử: Ký điện tử ⇒ Nhập mã PIN của Token ⇒ Chấp nhận
Bước 2.5 Sau khi ký thành công bấm OK và bấm Nộp tờ khai
Tiếp theo ta Nộp mẫu hóa đơn và quyết định sử dụng HDDT
(mẫu hóa đơn và quyết đinh sử dụng HDDT được lưu vào 1 file word – File Đính Kèm)
Bước 2.6 Vào Tra cứu ⇒ Tờ khai ⇒ ở mục Tờ khai chọn Thông báo phát hành hóa đơn ⇒ Tra cứu
Bước 2.7 Bảng kết quả tra cứu hiện ra. ở mục Gửi phụ lục ta bấm chuột vào đó
Bước 2.8 Tiếp theo ta chọn tệp tờ khai
Bước 2.9 Chọn file mẫu hóa đơn và quyết dịnh định sử dụng HDDT. sau đó Bấm Open
Bước 2.10 Ký điện tử ký điện tử mẫu hóa đơn
Nhập mã PIN sau đó nhấn Chấp nhận
Nhập mã pin ký
Bước 2.11 Tờ khai ký thành công bấm Ok sau đó bấm Nộp tờ khai
Ký mẫu hóa đơn thành công
Bước 2.12 Tra cứu lại các tờ khai đã nộp: Ta làm như Bước 2.7 nếu kết quả tra cứu như ở dưới là bạn đã hoàn thành việc Nộp thông báo phát hành hóa đơn, Mẫu hóa đơn và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
Tra cứu mẫu hóa đơn
Bước 3: Tra cứu kết quả: Kiểm tra kết quả xét duyệt Hồ sơ Thông báo phát hành Hóa đơn Điện tử của Cơ quan Thuế
– Link tra cứu tại đây http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html
Ví dụ: MST 010872xxxx có ngày phát hành là 16/05/2019 và Ngày sử dụng là 18/05/2019. Ngày tra cứu là ngày 18/05/2019 thì ta làm như sau
Bước 3.1 Truy cập http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html nhập các thông tin sau đó bấm Tìm kiếm . Nếu có kết quả sẽ như Bước 3.2, nếu không có kết quả sẽ như Bước 3.3
Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Bước 3.2 Danh sách thông báo phát hành hiện ra bấm vào ngày phát hành để xem chi tiết
Danh sách thông báo phát hành
Kết quả tra cứu có Tên loại hóa đơn, mẫu số , Ký hiệu … và đặc biệt là Ngày bắt đầu sử dụng. Như vậy từ ngày 18/05/2019 ta có thể xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng đươc.
Ngày sử dụng hóa đơn điện tử
Bước 3.3 Trường hợp Tra cứu không có kết quả sẽ có thông báo như sau
Không tìm thấy kết quả tra cứu hóa đơn
Tra cứu TBPHHD
Nếu có các thông số Ngày phát hành như Bước 3.2 thì ta bấm xem chi tiết như Bước 3.2
Nếu vẫn xuất hiện Thông báo: Không tìm thấy kết quả tra cứu! thì các bạn cần liên hệ tới Phòng Ấn chỉ trực thuộc Cơ quan Thuế quản lý của đơn vị để xác nhận nguyên nhân không duyệt Hồ sơ