Hệ thống hỗ trợ ND lập hóa đơn theo file template có sẵn trong hệ thống:
ND thực hiện tải file template, điền thông tin hóa đơn và import lên hệ thống.
Trong file template có các thông tin sau:
- STT
- Nhóm hóa đơn(*): Các dòng hàng hóa trên cùng 1 hóa đơn thì phải có cùng nhóm hóa đơn
*Nhóm Thông tin người mua
- Mã KH
- Họ tên
- Địa chỉ
- Điện thoại
- Mã số thuế
- Loại giấy tờ
- Số giấy tờ: Nếu đã chọn Loại giấy tờ thì bắt buộc nhập Số giấy tờ
- Tên đơn vị
* Nhóm Thông tin giao dịch
- Hình thức thanh toán (*)
- Thanh toán (*)
- Loại tiền (*): để trống mặc định là VND; có thể nhập VND hoặc USD
*Nhóm Thông tin hàng hóa
- Loại hàng hóa: nhập 1 trong các giá trị tương ứng sau cho từng dòng hàng hóa
- 1/rỗng: hàng hóa
- 2: Ghi chú
- 3: Chiết khấu
- 4: Bảng kê
- 5: Phí khác
2. Mã hàng hóa/dịch vụ
3. Tên hàng hóa/dịch vụ
4. Ghi chú
5. Số lô
6. Hạn dùng
7. Đơn vị tính
8. Số lượng
9. Đơn giá
10. Thành tiền
11. Thuế suất
*Các trường động: tùy vào từng mẫu hóa đơn
=> Thực hiện Lưu nháp và Lập hóa đơn hợp lệ.
Lưu ý:
- Hóa đơn có trường động sẽ phụ thuộc vào Loại hóa đơn: nếu Loại hóa đơn khi chọn có khai báo trường động thì khi tải file import mẫu sẽ lấy đúng thông tin các trường động của Loại hóa đơn đó.
- Sau khi import dữ liệu thành công, trong màn hình Quản lý đơn chưa phát hành các hóa đơn đã được sắp xếp đúng theo thứ tự thời gian.
Lập hóa đơn theo file, bổ sung thêm các thông tin trong template sau:
- Mã khách hàng
- Loại tiền
- Loại hàng hóa: cho phép lựa chọn các loại như 1/rỗng là hàng hóa, 2 là Ghi chú, 3 là Chiết khấu, 4 là Bảng kê, 5 là Phí khác
- Ghi chú
- Số lô
- Hạn sử dụng
Một số quy tắc khi lập hóa đơn theo file:
– Đối với mẫu thuế tổng, khi thực hiện import 1 hóa đơn có nhiều dòng hàng hóa, mỗi dòng là 1 thuế suất khác nhau, hệ thống sẽ lấy thuế suất của dòng đầu tiên để tính toán cho cả hóa đơn
– Đối với mẫu thuế tổng điện nước và mẫu thuế tổng nói chung, khi nhập thuế suất với định dạng 5; 10, hệ thống sẽ lưu vào cơ sở dữ liệu có 2 loại thuế suất: thuế 1: 5% và thuế 2: 10%
– Hệ thống chưa hỗ trợ import với mẫu hóa đơn thuế tổng có chiết khấu trước thuế và mẫu hóa đơn thuế tổng có chiết khấu sau thuế
(nếu dữ liệu import có nhập chiết khấu với 2 mẫu này, hệ thống không đảm bảo tiền hàng tính đúng)
– Hệ thống đã hỗ trợ import lập hóa đơn với mẫu chiết khấu dòng DCL, từng dòng đều có thuế suất và nhập chiết khấu % tương ứng, đảm bảo tính đúng tiền hàng
– Hiện tại khi thực hiện import, lập hóa đơn theo file, hệ thống:
+) Cho phép import hóa đơn trường hợp có tên đơn vị mà không có mã số thuế
+) Cho phép import hóa đơn trường hợp không có mã hàng hóa
+) Cho phép import hóa đơn trường hợp email có 500 ký tự, cách nhau bởi dấu ;
+) Hệ thống chỉ hỗ trợ cho phép tăng/giảm 5 đơn vị tổng tiền thuế của toàn hóa đơn, trường hợp chênh lệch tiền hàng của toàn bộ hóa đơn lớn hơn 5 đơn vị, hệ thống sẽ báo lỗi
+) Khi cả nhóm hóa đơn có 1 dòng lỗi thì toàn bộ hóa đơn sẽ không import được vào hệ thống
Trường hợp người dùng nhập chiết khấu tách riêng 1 dòng trong hóa đơn, thì có thể nhập loại hàng hóa là 3, nhập tiền chiết khấu vào mục Thành tiền theo hướng dẫn:
Hiển thị thông báo lỗi chi tiết tại file import kết quả khi thực hiện import hóa đơn, hỗ trợ người dùng tự sửa lỗi sai khi thực hiện import
Hiện tại hệ thống đang hỗ trợ cấu hình lập hóa đơn theo file với mỗi lần import là 1000 hóa đơn.